A seguito dell'introduzione dell'obbligo per società, professionisti e Pubbliche Amministrazioni di istituire una versione "virtuale" della sede legale tramite la Posta Elettronica Certificata (PEC), è scattata la necessità di dotarsi di una casella PEC.

L'articolo 16 c. 6 del Decreto Legge 185/08 prevede infatti che alla tradizionale "sede fisica", che per le società viene identificata con l'indicazione dell'indirizzo nel Registro delle imprese, venga affiancata una "sede elettronica" presso cui potranno essere recapitati tutti gli atti e i documenti a valore legale.

Le tempistiche per adempiere alla nuova normativa sono differenti. Per le nuove imprese societarie, l'obbligo è scattato dal 29 novembre 2008 e l'indirizzo PEC va inserito nella domanda di iscrizione nel Registro delle imprese, a cura degli studi notarili che di regola depositano il modello S1 per gli atti costitutivi di società. Il DL anticrisi ha fatto scattare immediatamente l'obbligo anche per le Pubbliche Amministrazioni.

Termini più dilazionati invece per professionisti, un anno, e per le società già iscritte al 29 novembre 2008, tre anni.
In Italia, l’invio di una email certificata è equiparato a tutti gli effetti di legge alla spedizione di una raccomandata cartacea con avviso di ricevimento (art. 48 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82). Ai fini della legge, il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è accessibile nella sua casella di posta.
La disciplina delle modalità di utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) è contenuta nel DPR 11 febbraio 2005, n. 68 . In sintesi, la normativa prevede:

  • Sia i privati, sia le Pubbliche Amministrazioni possono scambiarsi email certificate. Saranno i gestori del servizio a fare da garanti dell’avvenuta consegna. I gestori sono iscritti nell’apposito elenco tenuto dal CNIPA, che si occupa di verificare i requisiti inerenti per esempio alla capacità ed esperienza tecnico-organizzativa, alla dimestichezza con procedure e metodi per la gestione della sicurezza, alla certificazione ISO9000 del processo.
  • Per iscriversi nell’elenco, i potenziali gestori devono possedere un capitale sociale minimo non inferiore a un milione di euro e presentare una polizza assicurativa contro i rischi derivanti dall’attività di gestore.
  • I messaggi vengono sottoscritti automaticamente da parte dei gestori con firme elettroniche. Tali firme sono apposte su tutte le tipologie di messaggi PEC, per assicurare l’integrità e l’autenticità del messaggio
  • I gestori devono conservare traccia delle operazioni per 30 mesi.
  • I gestori sono tenuti a verificare l’eventuale presenza di virus nelle email e a informare in caso positivo il mittente, bloccandone la trasmissione.
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