Che cos’è la PEC?

La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è un sistema di trasporto di documenti informatici che presenta forti similitudini con il servizio di posta elettronica tradizionale, con in più la possibilità di ottenere la garanzia del ricevimento (o meno) del messaggio da parte del destinatario.

A che cosa serve la PEC?

La PEC può essere utilizzata per effettuare comunicazioni ufficiali per le quali il mittente necessita della prova dell’invio e del ricevimento (o meno) del messaggio da parte del destinatario. Che differenza c’è tra la raccomandata con ricevuta di ritorno e il servizio di PEC, dal punto di vista economico, di tempo e praticità del servizio? Il servizio ha tutti i requisiti della raccomandata con A/R cui si aggiungono notevoli vantaggi sia in termini di tempo che di costi. In particolare, nella PEC si riscontra semplicità ed economicità di trasmissione, inoltro, riproduzione, archiviazione e ricerca del messaggio. In caso di invio multiplo a più destinatari, per esempio, i costi sono decisamente più bassi rispetto a quelli dei mezzi tradizionali. Inoltre, è possibile consultare la propria casella email da postazioni diverse, anche fuori dal proprio ufficio: basta infatti un PC connesso a Internet.

Dove è possibile trovare la normativa di riferimento della PEC?

La normativa è interamente presente e scaricabile dall’apposita sezione del sito del CNIPA, il Centro Nazionale per l’Informatica nelle Pubbliche Amministrazioni.

Le modalità di utilizzo della PEC sono diverse da quelle di una normale posta elettronica?

Le modalità di utilizzo della PEC sono le stesse della normale posta elettronica. Si può accedere alla propria casella di PEC, infatti, sia attraverso un client di posta elettronica, sia attraverso un qualsiasi browser tramite web mail.

Quali caratteristiche ha in più la PEC rispetto all’email tradizionale?

La PEC, per quanto in apparenza simile al servizio di posta elettronica tradizionale, offre un servizio più completo e sicuro, prevedendo livelli minimi di qualità del servizio e di sicurezza stabiliti dalla legge; la certificazione dell’invio e della consegna del messaggio; l’opponibilià a terzi delle evidenze (ovvero una sequenza di bit elaborata da una procedura informatica) relative alle operazioni di invio e ricezione di un messaggio.

In quali casi è preferibile inviare messaggi di PEC?

La casella di PEC è indicata soprattutto per effettuare comunicazioni ufficiali per le quali il mittente vuole avere delle evidenze con valore legale dell’invio e della consegna del messaggio. Ciò non toglie che, volendo, la casella possa essere utilizzata per qualsiasi comunicazione anche nel caso in cui non sia indispensabile la certificazione dell’invio e della consegna.

In che modo si ha la certezza della consegna di un messaggio di PEC?

Nel momento in cui l’utente invia il messaggio, riceve dal proprio Gestore di PEC (che deve essere iscritto nell’elenco del CNIPA) una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale. Tale ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l’indicazione di data e orario, a prescindere dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.

La PEC certifica la lettura del messaggio da parte del destinatario?

No. La certificazione è relativa solo all’invio del messaggio e alla consegna dello stesso nella casella di PEC del destinatario.

La PEC è in grado di garantire l’identità della casella mittente?

Sì. L’inalterabilità è assicurata dell’indirizzo associato alla casella dalla quale si effettua l’invio del messaggio.

La PEC è in grado di garantire l’associazione fra il titolare del servizio e la relativa casella di posta elettronica certificata?

Sì. Il soggetto che intende richiedere un servizio di PEC deve presentare al Gestore, oltre alla richiesta di attivazione del servizio, anche un documento che attesti la sua identità.

La PEC consente di individuare in modo certo la provenienza del messaggio?

Sì, dal momento che è garantita l’inalterabilità dell’indirizzo associato alla casella dalla quale si effettua l’invio del messaggio. Inoltre, proprio questa particolarità del servizio PEC risulta essere un valido deterrente contro il fenomeno dello SPAM.

Da una casella di PEC è possibile inviare un messaggio certificato a chiunque abbia una casella di posta elettronica?

Sì. Nel solo caso in cui il destinatario sia dotato di una casella di Posta Elettronica Certificata, però sia l’invio che la ricezione di un messaggio di PEC hanno valore legale.

È possibile inviare messaggi di Posta Elettronica Certificata tra utenti che utilizzano Gestori di PEC differenti?

Sì. La normativa impone ai differenti gestori di PEC di garantire la piena interoperabilità dei servizi offerti.

Il destinatario di un messaggio di Posta Elettronica Certificata può negare di averlo ricevuto?

Nel caso in cui il messaggio sia stato effettivamente consegnato, il destinatario non può negare l’avvenuta ricezione, dal momento che la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, firmata e inviata al mittente dal Gestore di PEC scelto dal destinatario, riporta la data e l’ora in cui il messaggio è stato consegnato nella casella di PEC del destinatario, certificandone l’avvenuta consegna.

Se si smarrisce una ricevuta a chi ci si deve rivolgere per ottenerne una copia valida a fini legali?

Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute può rivolgersi al proprio Gestore, che ha l’obbligo di conservare la traccia informatica delle operazioni svolte e può quindi riprodurre le ricevute mantenendone inalterato il valore giuridico.

Per quanto tempo presso il server del gestore rimane traccia di tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate?

La normativa impone ai Gestori di PEC di tenere traccia di tutte le trasmissioni effettuate per un periodo di trenta mesi, in un apposito archivio informatico.

Quali sono gli aspetti concernenti la sicurezza e la privacy dei dati personali dei titolari di caselle PEC?

La normativa impone ai Gestori di PEC di applicare tutte le procedure atte a garantire la sicurezza e la privacy dei dati personali. Analogo livello di sicurezza è garantito anche per le informazioni archiviate.

Quali sono i livelli di sicurezza garantiti per il servizio?

La normativa di riferimento fissa i livelli minimi di sicurezza che devono essere garantiti dal Gestore ai propri utenti. In particolare, il Gestore è tenuto a informare il mittente, bloccandone la trasmissione, della eventuale presenza di virus nelle email inviate o ricevute.

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