Tra il 2020 e il 2022 tutti ci siamo resi conto che digitalizzare ha le sue potenzialità. Lo studio digitale è diventato quindi una frontiera improvvisamente molto vicina comprendendo che:
- il Cloud può aiutare
- possiamo lavorare fuori ufficio
- la carta si può ridurre o eliminare
- siamo reperibili ovunque vogliamo
Quello che non abbiamo compreso è come fare tutto questo in modo organico ed efficiente, oltre a non aver compreso quanto questo esponga al Cyber Crime.
Ma diamoci un occhiata.
Pericolo Cyber Crime per lo studio digitale
Rendere uno studio digitale e remoto moltiplica i punti di vulnerabilità da Cyber Crime. Come per ogni grande vantaggio dobbiamo anche evidenziare i punti di attenzione.
Spesso per collegare postazioni remote si usano quelle che vengono definite “VPN” (Virtual Private Network). Di fatto si usa Internet per stendere un “cavo virtuale” tra il PC remoto e la rete Aziendale.
Questo trasforma il PC remoto in una porta di accesso e, dove il PC remoto sia allacciato a reti domestiche o a reti pubbliche come quelle di bar e alberghi, potrebbe non essere il massimo.
La rete domestica, tendenzialmente, non è protetta. Quando va bene il PC ha un antivirus ma nient’altro.
La rete pubblica è fuori dal nostro controllo, non sappiamo quel locale come ha protetto i suoi sistemi e che tipo di connessione offra.
Agire su quello di cui abbiamo il controllo
L’unica cosa che puoi fare quando pensi al tuo studio digitale è agire su quello che puoi gestire, ovvero la tua infrastruttura interna e le policy aziendali.
Infrastruttura interna vuol dire:
- connessione Internet professionale (con sistemi di filtraggio)
- VPN ben configurata
- firewall ben configurato
- antivirus sui terminali
policy aziendali:
- effettuare periodicamente assessment di sicurezza
- effettuare dei penetration test
- formare il personali alle buone norme di sicurezza (Es. no password su post-it)
- regole sull’uso dei dispositivi domestici
- standard di sicurezza minimi per i dispositivi che si collegano alla rete aziendale
Non tutto deve essere integrato di botto, alcune cose come la formazione ci mettono tempo a sedimentare. Tuttavia avere chiaro che c’è una rosa di attività da tenere in considerazione è utile a comprendere che non basta installare uno cloud in cui scambiare dati per aver digitalizzato l’ufficio 🙂
NOTA: Tutti gli studi gestiscono documneti e, spesso, dati definibili come sensibili. Quanto ti costerebbe un furto di quei dati o una loro violazione? I data breach sono un grattacapo con sanzioni da farti pentire di aver aperto una tua attività.
Studio digitale e lavoro da remoto: quando e come farlo
Il lavoro da remoto, per legge, deve essere normato da un accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente. Quindi prima di tutto evitate di esporvi a vertenze o denunce di vario tipo. Lo studio digitale remotizzato non è sinonimo di reperibilità h24 e non è sinonimo di lanciare emergenze sapendo che tanto la postazione è vicina.
Molte attività si possono fare da remoto e molta consulenza di minor conto è certamente idonea a essere eseguita in call.
L’invito è di ricordarsi sempre che: dal vivo siamo portati a curare la relazione, da remoto siamo portati a rispettare il tempo della call e quindi ad andare al sodo per poi salutarsi.
Pensa sempre alla valenza di quell’interazione prima di decidere se farla da remoto o meno.
Solo remoto e sempre remoto, probabilmente, non andrà bene. Tanto quanto non è necessario fare tutto in presenza.
Vuoi far sentire sicuro il Cliente su un tema delicato? Vai in presenza.
Hai da sbrigare questioni burocratiche e raccogliere qualche dato? Vai in remoto.
Molto va alla sensibilità personale. L’importante è non pensare che siano equivalenti.
Digitalizzazione dello studio: gli strumenti tecnici
Lo studio digitale passa per approccio e vari strumenti. Vediamo quelli principali ipotizzando di voler attuare un livello di digitalizzazione abbastanza completo.
Definirsi uno studio digitale e poi mostrare un sito Internet vecchio 10 anni non è cosa intelligente.
Come non è intelligente definirsi studio digitale e poi volere tutto via Fax cartaceo.
Quindi: digitalizzazione della presenza e digitalizzazione degli strumenti.
Lo studio digitale usa il sito come strumento di relazione
Affidarsi a professionisti del web e sviluppare un sito in grado di fare da generatore di potenziali clienti e da primo filtro per l’assistenza di quelli attivi è una buona mossa per presentarsi al mondo come studio digitale vero.
- Form di contatto
- Chat bot
- Messagistica (WhatsApp, Telegram e simili)
L’obiettivo è facilitare l’interazione di base, da sviluppare poi spostandola su altri canali come il telefono, la video call o l’appuntamento.
Gli strumenti dello studio digitale con i loro obiettivi
- File Sharing: per tenere sincronizzati e condivisi i file con i colleghi
- Unified Communication Cloud: gestire la telefonia in modo flessibile unendo chat e video
- Paperless: meno carta c’è più facile è fare sharing. Smaterializzazione documentale
- Fax ti mail: dando per scontato la casella mail, se ti serve il fax, spostalo in Cloud
- Firma Elettronica: altrimenti ti trovi a produrre carta per il solo fine di firmarla
- PDF: un buon programma per la gestione e manipolazione dei documenti PDF
- Planner e Kanban condivisi: strumenti per il project management in Cloud, la mail non è la soluzione per tutto
- Automatismi: risposte automatiche e flussi preimpostati. Per non dover necessariamente gestire tutto di persona subito (Chatbot, autorensponder ecc)
- Gestore Password: se remotizzate, non vi scrivete gli accessi ai tool via mail o per messaggio… Perfavore 🙂
- Pagamenti: forse banale ma… Io lo dico: pagamenti elettronici e bonifici. Normale per le Aziende ma c’è a chi piacciono gli assegni…
- VPN: per connettere alla rete aziendale sedi e postazioni remote
- Firewall: per gestire il traffico dati, controllarlo e proteggere la rete
- Antivirus: ogni PC e ogni utente sono punti attaccabili. Protezione capillare.
- Connessione Internet professionale: protetta da malware, con garanzie e adatta al contesto
- Mi son scordato qualcosa? Ah, la linea telefonia sarà una linea VoIP
Molte di queste cose sono spesso contenute in suite di strumenti dedicati allo sviluppo di uno studio digitale. Vedi Google Workspace o Office365
Lo studio digitale e il valore del mindset e i prerequisiti
La prova provata sul campo: gli strumenti non fanno davvero uno studio digitale. Lo studio digitale è per prima cosa una questione di approccio.
Non puoi davvero costruire lo studio ditale a meno di:
- sapere usare gli strumenti informatici
- essere disposto a imparare a usare gli strumenti infrmatici
- prenderti il tempo per far imparare tutti a usare gli strumenti informatici
- essere consapevole di cosa vuol dire Cyber Security
- essere consapevole di cosa vuol dire gestire un progetto o un compito
Sembrano banalità ma la cosa più complessa quando si digitalizza è tenere tutti al passo.
Se poi si passi al lavoro da remoto le capacità di autogestione sono fondamentali. Lavorare per obiettivi presuppone essere in grado di organizzare priorità e urgenze e sapersi focalizzare su ciò che è importante.
Facile a dirsi ma ho visto persone saltare da un compito all’altro solo perché venivano tempestate di telefonate.
Ne ho viste altre a casa impazzire perché l’ambiente casa non era idoneo: sedia scomoda, tavolo troppo basso, bambini appesi al collo, lavoravano dove mangiavano, la suocera voleva sapere come va e il suocero si lamentava della politica…
Prima di tutto, come in molte cose, è avere chiaro lo scenario e, per prima cosa, lo scenario è fatto dalle persone.
Obbligare tutti in modo coercitivo creerà disorientamento, coinvolgi tutti i tuoi collaboratori e i loro responsabili: te ne saranno grati 🙂
