Il funzionamento dei vecchi Fax, quelli analogici, è qualcosa di ancora fresco e tangibile in molte memorie. Invece, per cercare di descriverlo a chi non si ricorda o non ha potuto viverlo appieno potremmo descriverlo come una “Chimera” tra scanner, stampante e modem tutti insieme, senza riserve. A quei tempi è stato una grande rivoluzione tecnologica.
Il funzionamento era il seguente: inserivi il foglio al suo interno e veniva convertito in dati digitali inviati dal modem, tramite la linea telefonica analogica o WLR, a un secondo Fax che a sua volta stampava il dato ricevuto su carta. Potremmo dire che a quei tempi era al confine tra stregoneria e una primordiale idea del teletrasporto.
L’avvento della tecnologia sul Fax
Oggi con l’avvento di mail, chat, video chiamate, video in tempo reale condivisi con il mondo intero, possiamo incredibilmente dire che in realtà il Fax non è morto, si è solo saputo trasformare. Lo stupore è forte ma questa è la realtà dei fatti invece di abbandonare i Fax in qualche discarica è stato preso e adattato alla situazione odierna. Un cambio di stile notevole e decisivo per renderlo una tecnologia ancora utile, a modo suo.
A oggi esistono varie tipologie di Fax Online, alcune più performanti mentre altre cercano solo di essere una brutta copia del vero servizio. In questo panoramica di offerte anche noi di Timenet abbiamo sviluppato la nostra idea di Faxing elettronico: Il Fax Facile.
Vediamo insieme le caratteristiche distintive del Fax Online, una ve la spoileriamo già: il risparmio.
Punti chiave del Fax Online
Risparmio
Come già accennato nel paragrafo precedente scegliere un Fax che si avvale di Internet è un metodo utile per contribuire alla diminuzione delle spese aziendali. Non è più necessario avvalersi delle ingombranti apparecchiature specifiche né acquistare risme di carta. Non scordiamoci che anche solo smaltire nel modo corretto i rifiuti elettronici/speciali comporta un costo per la ditta. L’unica cosa di cui si avrà bisogno è una linea telefonica, un computer o un cellulare.
Accade però che, a volte, sia più difficile del previsto mandare in pensione i sistemi analogici atti all’invio del materiale ed è per questo che noi di Timenet abbiamo integrato un servizio per poter continuare a inviare Fax online direttamente dal proprio macchinario presente in ufficio. Il rischio di obsolescenza del materiale bisogna sempre considerarlo ma quando non ci sono alternative è bene pensare a ogni necessità del Cliente.
Ecologia
Sempre più spesso si sente parlare di salvaguardia dell’ambiente, la stessa “digitalizzazione” ha tra i suoi obiettivi la diminuzione dell’impatto aziendale nei confronti dell’ecosistema. Ognuno nel suo piccolo può fare qualcosa, anche scegliere di avvalersi del Fax Online è un primo passo. La quantità di carta risparmiata diventa notevole se pensiamo ai vecchi archivi cartacei, un Fax analogico recapitava il dato solo in maniera cartacea per averne una copia bisognava stampare nuovamente il documento, moltiplicando così il suo impatto ecologico. A oggi il Fax arriva direttamente nella casella postale online prescelta in formato PDF, senza la necessità di stampare niente. Sempre in termini di ecologia questo ci porta a considerare non solo la quantità di carta risparmiata ma anche la totale diminuzione dell’impatto dei toner presenti nelle stampanti delle apparecchiature. Senza scordarci di tutte le apparecchiature che con il passare del tempo diventano obsolete e costrette a essere smaltite, non sempre sono attrezzature di facile riutilizzo o riciclabili.
Anche per questo noi di Timenet abbiamo dedicato nel nostro servizio Fax Facile la possibilità di avere un pannello web dove consultare e archiviare tutti i documenti del proprio Fax. Inoltre, abbiamo incluso la possibilità di inviare documenti direttamente dalla propria area riservata. Una valida alleata per le aziende che necessitano di ulteriore spazio di archiviazione dei propri documenti “faxati”.
Sicurezza
Pensare a sicurezza e Fax nella stessa frase sembra quasi un delirio ma nella realtà dei fatti sono più importanti l’uno per l’altro di quanto si possa immaginare. Consideriamo che tramite il Fax vengono diffuse informazioni di alta rilevanza per i nostri stakeholder, anche dati sensibili molto spesso. Inconsapevolmente l’uso del Fax ci mette in pericolo sotto molti punti di vista. Nel periodo dei Fax analogici era molto meno diffusa l’idea del cyber criminale che ruba dati alle aziende ma a oggi le cose sono molto cambiate e bisogna preoccuparsi di ogni servizio presente in azienda, soprattutto se passa da Internet. Scegliere un Fax Online significa avere dei protocolli di sicurezza chiari e sicuri in quanto la mail può arrivare nei computer aziendali, nei cellulari e in tutte le apparecchiature elettroniche che possono essere preda di criminali informatici.
Noi di Timenet crediamo fortemente nei sistemi di sicurezza aziendali. Motivo in più per cui quando proponiamo l’utilizzo di Fax Facile, il nostro servizio di Faxing Online, proponiamo sempre di associarlo alla nostra linea Internet Naviga Sicuro© che ci permette di proteggere il Cliente a monte, partendo della sua connessione Internet. Considerando che il dato recapitato tramite Fax utilizza Internet è fondamentale avvalersi di una connettività che viene pulita e messa in sicurezza ancora prima che venga a contatto con l’infrastruttura di rete presente in azienda.
Fax Online: Una scelta consapevole
Il passaggio dal mondo analogico al mondo digitale è sempre “complicato” ma affrontandolo con professionisti che sanno accompagnarti nel cambiamento si trasforma in qualcosa di facile. Sappiamo di cosa parliamo, sono oltre 25 anni che accompagniamo le aziende attraverso il cambiamento digitale grazie alle connessioni Internet e Telefoniche, per citarne una Glass Service S.r.l.
Prepararsi al cambiamento significa anche mettere nero su bianco i punti di forza che si otterranno grazie a una corretta transizione tecnologica, come abbiamo cercato di fare in questo articolo. Abbiamo riportato tre punti fondamentali per aiutare le aziende nella valutazione dei pro e dei contro per la scelta di un nuovo Fax Online, anche se di contro non ne abbiamo trovati molti anzi sono completamente assenti. L’ultimo consiglio che possiamo dare è forse quello più utile, quando non si è sicuri delle proprie scelte o delle proprie conoscenze avvalersi di un professionista competente e che mette passione nel suo lavoro è sempre la soluzione migliore.
