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Cosa si intende per Call conference?
Intendiamo con questo termine una riunione, a cui partecipano più persone da remoto, fatta attraverso tecnologie in grado di mettere in comunicazione più individui attraverso la rete, così che possano parlare tra loro, vedersi e scambiare dati se necessario.

call conference esempio

Cosa serve per una conferenza da remoto?

Per fare una conference call servono pochi, ma buoni, strumenti
In primis serve una connessione a Internet, altrimenti non si può parlare di vera e propria call conference ma di una semplice “chiamata di gruppo”.

Per potersi garantire una buona qualità della call, la connessione Internet deve essere ottimizzata per poterla sostenere: velocità di trasmissione e banda dovranno essere sufficienti.
Se la connessione non è stata correttamente dimensionata la call conference potrebbe risultare degradata: le immagini che vanno a scatti, l’audio che salta o, in extremis, una totale interruzione.

Secondo imprescindibile ausilio, un hardware dotato di microfono e telecamera.
Tanto per essere chiari, anche uno smartphone o un tablet sono apparecchi hardware dotati nativamente di questi accessori.

In fine serve un software, un centralino o un sistema di Unified Communication per poter gestire la conferenza.
Con questi sistemi si possono gestire tutte le impostazioni e le caratteristiche proprie di una conference call.
Un esempio di software dedicato alle call conference potrebbe essere il famoso SKYPE che, per poter garantire una buona qualità, dichiara le seguenti necessità a questo link: https://support.skype.com/it/faq/FA1417/quanta-larghezza-di-banda-richiede-skype

Videochiamate con condivisione dello schermo: Velocità minima 128 kbps/128 kbps (download/upload), Velocità consigliata 300 kbps/300 kbps (download/upload)

Videochiamate alta qualità: Velocità minima 400 kbps / 400 kbps, Velocità consigliata 500 kbps / 500 kbps

Videochiamate HD: Velocità minima 1,2 Mbps / 1,2 Mbps, Velocità consigliata 1,5 Mbps / 1,5 Mbps

A cosa fare attenzione per una buona call conference.

Nel 2020 possiamo dire di poter fare una buona videoconferenza se riusciamo a farlo almeno in HD senza troppi problemi.
Come vediamo dai parametri di SKYPE è necessario avere buone prestazioni sia in Upload che in Download, questo perché i dati li dobbiamo sia ricevere che trasmettere.
Altrimenti, per quanto potremmo vedere e sentire bene il nostro interlocutore, lui potrebbe non vedere e sentire bene noi.
Un bel fastidio :)

I sistemi dedicati alle call conference hanno anche la proprietà di tamponare questo problema, modulando la qualità della conferenza in base alle prestazioni della connessione Internet.

call conference strumenti timenet

L’Importanza del microfono per una call conference

Può sembrare una riflessione superflua ma merita un po’ di attenzione in quanto la corretta scelta del microfono dipende dalle necessità specifiche, dalla distanza del tavolo e dal numero delle persone.

Uno degli errori più comuni ad esempio è affidarsi con troppa leggerezza ai microfoni integrati nelle webcam senza tenere di conto della distanza a cui ci sediamo dalla webcam stessa :)

Se il tavolo non è troppo grande, e i partecipanti sono tutti abbastanza vicini, sarà sufficiente un microfono omnidirezionale al centro del tavolo per poter parlare tutti in modo comodo senza doversi spostare con la sedia o senza doversi passare il microfono.

Software gratuiti o a pagamento: dipenda dalla videoconferenza.

Il mercato dei software oggi è ampissimo e pullula di soluzioni gratuite, cloud o desktop.
Lo stesso Google mette a disposizione nella sua suite la relativa applicazione, quindi se avete un account di BigG vi basterà far partire Hangout.

Alcune domande che vi posso guidare per non trovarvi con i problemi dell’ultimo momento:

  • Sarà necessario condividere lo schermo?
  • Sarà necessario prendere appunti?
  • Servirà registrare la videochiamata?
  • I partecipanti dovranno interagire inviando messaggi di testo?
  • Sarà necessario mixare tecnologie diverse? (accessi via telefono e altri via software)

La via più sicura per trovare lo strumento più utile a noi sarà farsi le domande giuste, così da trovare le soluzioni giuste ;)

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